席媒控股助力內蒙古發改委改造無紙化會議室
2019-01-10

為進一步提高政府系統公文辦理效率,規范公文辦理流程,全力打造“效能政府”,各級政府部門都在全面推行公文辦理無紙化。

內蒙古發改委自推行無紙化數字辦公后,其會議室成為一個“大難題”,各種困難迎面而來。

數字化資料無法呈現

信息化時代,各類資料都是儲存在電腦中,有些可以打印成冊,有些卻難以用紙質文件表達。而在發改委會議室,讓每個人都看清大屏幕是個很累的挑戰。

坐席眾多,打印的資料堆積成山

發改委會議室有三百多個席位,每次開會,少到每人幾頁,多到每人幾冊的資料,往往堆積如山,浪費大量紙張資源。

開會效率低

人一多,開會效率就容易變低,每個人拿著資料,豎著耳朵,有時還看不清大屏幕,注意力再集中的人,時間久了也容易昏昏欲睡。而且每次講的內容,要多重復幾遍,不然有些與會者稍有不慎就陷入疑問“這講到哪里了?”

會務工作花費大量人力物力

每次會議,工作人員都是如臨大敵,確定與會人,打印坐席牌,準備會議流程、打印會議資料···還要應對隨時會有的臨時變動。這些會耗費大量人力物力,甚至有些負責會務的人會在重要會議的頭一天失眠。

所有問題都表明:傳統會議已經不能滿足現代化會議要求。他們急需要更快捷更高效的方式來開會。

席媒的無紙化會議系統讓內蒙古發改委的會議室實現了無紙化、數字化、高效化。

資料即時共享,效率翻倍

席媒發改委配置了三百多臺無紙化終端,讓會場所有與會者都能用會議終端參與會議。而席媒無紙化會議系統將主席機、大屏幕與其他會議終端連接,可隨時進行屏幕共享和互動。

使用方便,讓開會更專注

與會者再也不用伸著脖子、瞇著眼睛看大屏,小屏幕想看哪就看哪,不懂的可以會看資料,還可以輕松跟上大會節奏。而主持人及開會領導也松了一口氣,可以把精力都放在如何傳達信息上,不用再擔心表達不清楚。畢竟,文檔、表格、PPT、視頻等,任何形式會議終端都會呈現。

節省時間,靈活應變

會議資料儲存在席媒無紙化會議系統中,開會前上傳到系統中,無需打印,節省人力物力和紙張,非常環保。席媒將會議資料保存在統一的外部服務器中,并且設置了備用服務器,有效保障資料的安全。

設備美觀,實用性強

席媒無紙化升降機外形美觀,不用時可降到桌面下方,節省桌面空間。終端機為觸摸屏,操作方便。

 從圖中我們還看到,每個終端機的背面有個小屏,這是電子桌牌。顯示當前席位的人名及信息。會前將人名表導入,可統一編排,無需印制人名牌,節省時間。并且電子桌牌靈活性好,可隨時調整修改。

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